Le métier d’un directeur événementiel est d’organiser des événements. Dans le cadre d’une agence événementielle, il faut gérer les prestataires afin de subvenir aux besoins du client. Les nouvelles alternatives en événementiel sont notamment liées aux budgets et aux causes qui touchent la société.
À quoi correspond le secteur de l’événementiel ?
Le secteur de l’événementiel est une activité qui consiste à organiser des événements. Ces événements peuvent être commerciales, culturels, sportives, etc.
Il existe plusieurs types d’organisateurs : les organisateurs de salons professionnels ; les organisateurs d'évènements festifs (ex: fêtes de noël) ; les organismes qui présentent des spectacles et manifestations artistiques (ex: concerts).
Comment s’organise une agence événementielle ?
L’événementiel est une activité complexe qui requiert une organisation structurée.
La direction d’une agence événementielle doit assurer :
la communication entre les différents services de l'entreprise et ses partenaires ;
la coordination des ressources humaines (employés, prestataires extérieurs) ;
l’organisation matérielle (local, équipements…) ;
la comptabilité des différents postes de coûts pour chaque projet ;
le marketing auprès des clients potentiels ou exigés par le client en amont du projet ;
Les ressources humaines et matérielles se retrouvent au sein de la communication qui peut être centralisée ou décentralisée en fonction du nombre d'agences réalisant des prestations similaires à celles réalisées par le client final.
Comment gérer les prestataires ?
Établir un cahier des charges : vous choisissez les prestataires, le lieu et l’événementiel qu’il faut organiser. Fixer des objectifs : définir votre budget, vos objectifs de communication, la création d'un nouveau positionnement pour votre entreprise ou encore tout simplement le plaisir de faire évoluer les échanges entre clients et collaborateurs. Rechercher des solutions adaptées à vos besoins : une agence événementielle qui s'adapte à vos besoins est plus facile à gérer et permet de maîtriser les risques financiers. Il existe différentes formules selon votre budget (location de salle en plein air ou semi-souterraine), le type d'événement (fête privée ou professionnelle) et la durée du séjour envisagée (dîner d'affaires jusqu'à 1 000 invités). Le processus dure parfois plusieurs mois pour réussir un événement réussi !
Les nouvelles alternatives en événementiel
Dans ce secteur, la révolution est en marche. Les nouvelles alternatives en événementiel sont légion et permettent de faire du marketing innovant.
Le digital
Le digital permet d'améliorer considérablement le parcours client, tout au long de sa relation avec un éditeur d'événementiel : depuis le coup de fil d'une agence événementielle jusqu'à la présentation des résultats après l’event. Par exemple : les applications mobiles permettant aux clients de suivre les étapes et actions à venir ; des sites web interactifs comme celui du salon annuel du tourisme organisé par l’ESCT (le Salon Européen du Tourisme) qui devient une vraie plateforme collaborative où les visiteurs peuvent partager des contenus et exprimer leurs opinions ; ou encore la mise en place d'un site internet dynamique interactif pour l'agence événementielle...
L’événementiel est un secteur qui se développe, car il permet d’obtenir des retombées financières en organisant des événements. Le métier d’un directeur événementiel est d’organiser des événements. Dans le cadre d'une agence événementielle, il faut gérer les prestataires afin de subvenir aux besoins du client. Les nouvelles alternatives en événementiel sont notamment liées aux budgets et aux causes qui touchent la société.
Nous espérons que cet article vous a permis de mieux comprendre l'industrie de la gestion d'événements. Si vous êtes intéressé à poursuivre une carrière dans ce domaine, nous vous recommandons de consulter notre blog pour plus de conseils sur la façon de commencer !
Comment s’organise une agence événementielle ?
L’agence événementielle a pour mission de bien connaitre son réseau de prestataires, de gérer les différentes demandes, de trouver des solutions, des alternatives et d’assurer le bon déroulement du projet du début à la fin.
Prestataires techniques :
Les prestataires techniques sont ceux qui fournissent le matériel nécessaire à l'organisation d'un événement.
Un bon exemple de ceci pourrait être un lieu comme un théâtre, une salle de concert ou un autre endroit avec un équipement de scène et un éclairage pour accueillir votre spectacle.
Prestataires créatifs et fonctionnels :
La prestation créative et fonctionnelle est très importante pour la réussite d’un événement. Elle peut être déclinée en plusieurs rubriques :
L'équipement technique : les tables, chaises ou encore le mobilier de rangement seront les principaux outils au service de vos invités.
L'animation & l'encadrement des participants : ces professionnels assurent la sécurité et le bon déroulement des différentes animations présentes lors du cocktail dînatoire et/ou dans votre salle de cocktail. Pour une soirée de gala par exemple, un traiteur professionnel sera présent afin d’assurer le service lors des pauses café et jus de fruits durant toute la soirée.
Les prestataires d’accompagnement :
Assistance à la personne :
assistante de direction ou d’organisateur ;
secrétaires ;
Transport et logistique :
chauffeurs ;
remorqueurs (transport de matériels et/ou déménagement) ;
Gestion des réservations :
hôtelières ; *Gestion des ressources humaines:
secrétaire du personnel;
Communication:
attachée de presse;
Marketing:
marketeuse.; _Communication: .Attachée de Presse
L’agence événementielle , ces missions
Comme le chef d’orchestre d'un orchestre, l'agence événementielle a pour mission de bien connaitre son réseau de prestataires, de gérer les différentes demandes, de trouver des solutions, des alternatives et d'assurer le bon déroulement du projet du début à la fin.L’agence événementielle se positionne un peu comme un chef d’orchestre. Elle conceptualise et concrétise le projet demandé par l’annonceur et gère les prestataires tout au long de la mission.L’agence événementielle est un partenaire indispensable pour réussir vos projets. Elle a pour mission de bien connaitre son réseau de prestataires, de gérer les différentes demandes, de trouver des solutions, des alternatives et d’assurer le bon déroulement du projet du début à la fin.