Les 5 meilleures stratégies pour réussir à contacter les intermédiaires lors de l'organisation d'événements
Le secteur de l'événementiel compte sur le bouche-à-oreille pour stimuler la participation, et l'un des meilleurs moyens d'y parvenir est de s'associer à des intermédiaires tiers. Il s'agit de personnes ou d'entreprises qui vous aident à promouvoir votre événement auprès des personnes qui voudront s'y rendre. Et s'ils n'ont pas toujours les mêmes objectifs que les organisateurs d'événements, travailler avec eux peut être mutuellement bénéfique. Les intermédiaires ont accès à un public que vous ne pourriez pas atteindre autrement et sont également en mesure de fournir une expertise, des ressources ou d'autres éléments pour lesquels vous n'auriez peut-être pas le temps. Cela dit, il n'est pas toujours facile d'entrer en contact avec les intermédiaires. Ils peuvent être occupés, difficiles à trouver, peu réactifs ou carrément peu disposés à s'associer avec vous. Voici quelques stratégies pour atteindre efficacement les intermédiaires lors de l'organisation d'événements.
Planifiez à l'avance et sachez où trouver les parties prenantes de l'événement.
Cela peut sembler évident, mais vous ne pouvez pas appeler un intermédiaire à l'improviste et attendre de lui qu'il laisse tout tomber pour vous aider. Si vous cherchez à vous associer à des spécialistes du marketing événementiel ou à des associations, commencez par rechercher qui sont ces acteurs et quels sont leurs objectifs. Par exemple, les associations de marketing événementiel ont souvent des sous-groupes dédiés à la mise en relation de leurs membres avec des prestataires de services tels que des sites, des hôtels, des traiteurs et des agences de marketing. Trouvez ces communautés et voyez s'il y a des événements à venir pour lesquels vous pourriez apporter votre aide. Vous pouvez également contacter les organisateurs d'un événement et voir s'ils ont besoin de conférenciers ou d'exposants supplémentaires. Les associations disposent également souvent d'un annuaire des membres qui sont intéressés par un partenariat. Il en va de même pour les organisations locales telles que les offices du tourisme, les chambres de commerce et les offices des congrès et des visiteurs.
Avec un intermédiaire événementiel en 2022 soyez clair et franc sur ce que vous attendez de lui !
Assurez-vous que vous savez clairement pourquoi vous voulez vous associer à un intermédiaire. Connaître les avantages pour les deux parties peut vous aider à approcher les partenaires potentiels et à trouver ceux qui conviennent à votre événement. Si vous recherchez des orateurs capables de fournir des informations spécialisées et d'animer des discussions intéressantes, vous devez vous adresser à des associations qui organisent des événements dirigés par des experts. Si vous organisez un événement de grande envergure et souhaitez garantir un certain nombre de participants, une agence de marketing peut vous aider à atteindre de nouveaux publics grâce au marketing numérique et à la sensibilisation. Si vous avez besoin d'un lieu pouvant accueillir des centaines d'invités, un centre de congrès ou un hôtel peut vous aider à obtenir une réservation pour votre événement.
Soyez franc sur les coûts d'un partenariat.
Si vous avez besoin des frais de déplacement d'un conférencier ou des honoraires d'une agence de marketing, soyez franc et clair dès le départ. Les intermédiaires sont généralement heureux d'aider, mais ils ne veulent pas perdre de temps avec des partenariats improductifs ou peu satisfaisants. Si vous vous associez à une association, vous pouvez généralement inclure ces frais dans les conditions d'organisation de l'événement. Par exemple, si votre événement a lieu dans trois mois, mais que vous essayez de trouver un conférencier pour l'année suivante, vous pouvez indiquer dans les conditions générales que les honoraires du conférencier doivent être payés à l'avance. Cela permettra d'éviter toute confusion quant à savoir qui doit couvrir les coûts du partenariat.
Ayez un plan B c'est La Sécurité
Même si vous avez une excellente idée d'événement et que vous vous adressez à un intermédiaire susceptible de vous aider, il se peut qu'il ne réponde pas. Cela peut être incroyablement frustrant, mais n'abandonnez pas. Si vous voulez vraiment joindre cet intermédiaire, essayez plusieurs fois et passez un coup de fil si vous n'avez pas de réponse immédiate. Si vous avez besoin d'un public ou d'une salle, ne mettez pas tous vos œufs dans le même panier. Soyez flexible et prêt à travailler avec plusieurs intermédiaires. Et si vous êtes un intermédiaire et que quelqu'un vous contacte, faites de votre mieux pour répondre. Ce sera plus facile pour tout le monde si vous arrivez à être sur la même longueur d'onde.
Tirez parti des données dont vous disposez déjà.
Si vous contactez un intermédiaire, il y a de fortes chances que vous ayez déjà des informations sur ses intérêts, ses centres d'intérêt ou ses données démographiques. Si vous avez une liste d'adresses électroniques, vous pouvez l'utiliser pour trouver des partenaires potentiels. Si vous avez une liste de diffusion, vous pouvez également l'utiliser pour trouver des partenaires susceptibles d'être intéressés par votre événement. Si vous avez une newsletter, vous pouvez l'utiliser pour trouver des partenaires potentiels. Si vous avez des adeptes des médias sociaux ou des personnes qui s'abonnent à vos notifications push, vous pouvez utiliser ces informations pour trouver des personnes qui pourraient être intéressées par un partenariat avec vous et les contacter.
La stratégie dans l'organisation de événement
L'organisation d'un événement est un excellent moyen d'impliquer votre public, d'établir un réseau avec d'autres entreprises et de générer des revenus pour votre organisation. Cependant, il peut être difficile d'atteindre votre public cible sans une stratégie marketing efficace. Trouver et contacter des intermédiaires tiers est une partie essentielle du processus de marketing. Il est important de planifier à l'avance et de savoir où chercher les parties prenantes de l'événement. Soyez clair sur ce que vous attendez d'un intermédiaire et soyez franc sur les coûts d'un partenariat. Vous pouvez également tirer parti des données dont vous disposez déjà pour trouver des partenaires potentiels. Lorsqu'il s'agit de contacter des intermédiaires tiers, un peu de planification et de créativité peuvent être très utiles. Avec la bonne approche, vous pouvez réussir à établir un partenariat avec des intermédiaires et contribuer à la croissance de votre événement.